Att tänka på inför evenemanget

Tidigare har vi skrivit om hur viktig planeringen är inför ett evenemang – och här fortsätter vi på samma spår. Nedan följer ett antal steg du bör följa för att skapa de perfekta förutsättningarna för ditt evenemang.

Bestäm dina administrativa processer

planera sponsorer och partnersHur skall du i praktiken hålla ordning på saker som löpande planering, registreringar, budget, gäst- och talarlistor med mera?

Det finns förstås en hel del administrativa program ute på marknaden som snabbt ger dig bra översikt och möjlighet att ta hand om allt det löpande och operationella – inte minst registreringar. Det hela behöver inte kosta speciellt mycket. Gör en liten utvärdering av vad som finns tillgängligt på marknaden på nätet. Försök att hitta så många bra referenser det bara går.

Identifiera och etablera partnerskap och sponsorer

Finns det företag eller organisationer som du kan bilda partnerskap med eller få sponsring av för att få ned kostnaderna samt öka deltagarantalet? När du involverar andra människor eller grupper i ditt evenemang, blir de en del av arbetet att sprida ordet och budskapet för att göra evenemanget till en succé.

Du bör därför överväga:

  • Att uppsöka företag och organisationer som kan sponsra en del av evenemanget. Detta kan röra sig om allt från nationella organisationer som kanske vill sponsra förtäring eller erbjuda priser till lokala företag som har möjligheten att efterskänka produkter som blommor och trycksaker.
  • Minst lika viktigt är att söka upp kommunala organisationer som kan erbjuda den bästa tänkbara konferens-/evenemangsarenan. Handlar det inte om ett lika stort evenemang är det de lokala konferensställen som hotell och värdshus som gäller.

Skapa en PR-plan

Även om du skulle ha den mest fantastiska talar- eller underhållningslistan, behöver du publicitet för att få folk att besöka evenemanget. En evenemangskampanjer inleds med en notis eller en landsida på hemsidan, ett trevligt mail utskick där datum och de viktigaste detaljerna runt evenemanget anges. Därefter måste ett starkt och omfattande outreacharbete göras för att du skall nå ut till så många relevanta och potentiella deltagare som möjligt. Glöm inte att du alltid måste inkludera ett tack till alla som deltagit efter kampanjen, sponsorernas budskap på ett tydligt sätt och en den lyckade fundraisingen.

Etablera en budget

Din budget skall inkludera uppskattningar för alla former av nyckelposter som du identiferat i din ”mästerplan” för evenemanget. Glöm inte att inkludera alla sorters rese- och logikostnader för talare/föreläsare och presentatörer med mera.

Hur skall utvärderingsprocessen se ut?

Hur skall din bedömning av evenemanget se ut – blev det en succé eller inte? Ett mått på framgång är förstås antalet registrerade deltagare. Ett annat är förstås huruvida du lyckades dra in tillräckligt med pengar genom sponsorer och donationer. Hur du skall utvärdera ditt evenemang bör du alltid bestämma i början när du sätter dina mål.

Lycka till med ditt evenemang!