Planering – Så skapas ett attraktivt event

Att anordna en större mässa eller ett evenemang är sannerligen ingen lätt sak att göra. Planering heter huvudkomponenten för att lyckas bra. Har du inte kommit igång ordentligt med din evenemangsplanering? Vet du ungefär hur du skall tänka? Vi har skapat en guide som kan vara till stor hjälp på vägen.

Utveckla dina mål och syften

Det första steget i din planering måste vara att etablera uppnåeliga mål och syften. Exempelvis kan du ställa dig frågan rakt ut: varför organiserar du detta evenemang och vad hoppas du att få ut av det?

Organisera ett team

brainstormAlla sorters evenemang kräver ett dedikerat team som sköter precis alla sorters detaljer. Försök att identifiera en nyckelperson som får bli huvudansvarig för evenemanget och därefter personer som får utgöra underkommitéer såsom:

  • Underhåll av lokaler
  • Talare/föreläsare
  • Underhållning
  • Publicitet
  • Sponsorer

Sätt ett datum

Datum kanske redan är satt om det är ett evenemang som är återkommande. Men handlar det om ett helt nytt evenemang måste du vara helt säker på och ta hänsyn till följande:

Ge dig själv tillräckligt med tid! Helst behöver du ha 4 till 6 månader att kunna planera (givetvis beroende på omfattningen av evenmanget)

  • Var helt medveten om vilka helgdagar som finns
  • Undvik till varje pris alla former av skollov (exempelvis vinter, vår och sommarlov)
  • Se till att alla datum fungerar för nyckelpersoner – e.g. talare/föreläsare, presentatörer, VIP-gäster och så vidare.

Skapa ett varumärke för ditt evenemang

organisera ett teamOm du vill att ditt evenemang verkligen skall sticka ut behöver du hitta ett tidsenligt och förtrollande tema som skiljer dig mot konkurrensen. Detta innebär att du måste hitta något dynamiskt heltäckande – tänk också extra noga på varumärkets namn så att det väcker maximalt intresse i online media och övrigt medialt.

Brainstorma gärna för att komma upp med bra idéer runt namnet:

  • Hur skiljer sig ditt evenemang från andra i samma industri/vertikal?
  • Vad hoppas du åstådkomma genom ditt evenemang?
  • Skapa en tagline till ditt namn – e.g. ”ICE Totally” (varumärkes namn) – The World of Gaming Meet (tagline som beskriver att ”här träffas världens alla gamingföretag”)

Skapa en stark plan

Din stor ”mästerplan” skall innehålla alla aspekter av evenemanget inklusive:

  • Konferensplatsen, logistik, catering (alla kontrakt, tillstånd, försäkring som måste ses över)
  • Aktiviteter/underhållning
  • Publicitet/kampanjer (online, gräsrotsnivå, tidningar, tryck, referenser)
  • Registreringsprocessen
  • Sponsorer